会议主持发言之怎样开会才高效？——把握这三个要点让会议充满动力！

开会，是一个团队经常遇到的场景，我在做企业教练时，经常看到这样的会议：

每周例会，轮流介绍工作进展由老板点评，多数时候参会者发言不积极 ，低头看手机算是常见的反应了，老板问一句“大家有些什么意见？”，多半时间得不到反应；

月度、季度或年中的目标总结和绩效会议，老板想要激励一下团队，但感受却象一个人在拉一辆大车，很累很费力，团队并没有真正参与进来，投入度不高；

还有常见的问题讨论会议，会议时间冗长，过了饭点还没办法结束，不同部门站在自己的立场来考虑，吵得不可开交，无法达成一致，最终还是要老板来协调拍板，费心费力……

在没有学习团队教练之前，这也是令我头痛不已的事。

究竟如何调动起一个人的积极性，把会议变成一个团队积极参与、思想激荡、充满能量的过程？

怎样才能让会议不再低效？

怎样让会议越开大家越愿意参与，开会也变成一件快乐开心、倍受激励的事情？

 一、高效开会的三个要点：

要想成为一个开会的高手，我有三个要点要分享给大家：

1、结构：

当我们把“人”召集到“团队”里来一起进行“会议”，我们有必要了解人的需求结构和思想框架：每个人会如何想，在开会时会有什么需求？我们要了解团队的发展模型和动力所在：团队现在什么阶段，当下的主要动力是什么?如何推进和引导？再了解一个团队会议的必要结构是什么，不同会议的进程如何设计？了解了这些结构，开会就如同庖丁解牛，恢恢乎其于游刃必有余地矣；

2、技巧：

要主持好会议，首先要学习的就是沟通技巧：如何在会议中让每一个人感受到被支持，被关注？如何问到关键点的提问技巧；在人多的时候，如何让大家都有机会发表出意见，并且被人看到和听见，需要使用引导技巧；在团队松散、失焦、甚至是冲突的时候，如何让团队回到正轨，真正一起思考、一起学习、一起决策和一起解决问题，需要学习团队教练的管控技巧；

3、工具：

通常的会议，一般都会使用到投影、白板，让大家表达观点。但高效的会议，还会用到引导布、彩色卡纸、A4纸和海报纸。会议也不总是围在桌子边，可能会让大家站起来，写下来，甚至是表演出来，善用基本的纸、笔、墙、白板、海报和所有空间，会议就能变得高效。

 二、会议的三种类型：

在我看来，会议虽然很多种类，但常见的会议也就三种：

建立共识的会议：

小到决定部门哪一天聚餐，大到公司确定战略和企业文化，团队中的每一个人都会把自己的想法带入，大家意见不一的时候如何达成共识，而不是由位高者决定？

达成目标的会议：

不管是周会、月会、年度的经营会议或者项目会议，看似清晰的目标是否真正被大家所认同？达成目标的现状、计划、行动、资源、阻碍等等是否能在最短时间内聚焦讨论？

总结反思的会议：

会议中经常会有总结反思的环节，有些会议本身的目的就是总结经验，反思行动和策略，怎样保证团队每个人都能充分发表真实的想法？反思足够有深度？

 三、好的会议有何标准？ 

从团队教练的角度来看，一个好的会议会有如下七大参考标准：

清晰定义的主题、会议目标、输出结果和议程；

明确的角色分配和时间管理；

有发言规则和冲突处理规则；

未出现大喊大叫、对骂、抢话、讥讽、不参与、蔑视、小圈子……等导致功能失调的行为；

会议氛围呈现出：接纳、民主、相互尊重、高能量、有乐趣、宽容、合作、友善、有凝聚力、相互信任等；

会议目标导向、有明显进展、会议关注当下而非离题或翻旧账；

会议所有参与者的表现是：参与度高、聚焦目标、仔细聆听、反思深入、反馈直接、遵守规则；

好的会议会营造出一个“最佳的对话空间”：

1）开放 2）接纳 3）自律 4）尊重 5）对话 6）深层聆听 7）自我觉察 8）真实 9）拥抱不可靠 10）信任

 四、学会开会会带来什么改变？ 

这两年来，我做为教练主持了董事会、股东会、高管会、战略讨论会、周例会、月度总结会等各种会议，渐渐地开始对“如何开会”有了一些心得，把这些心得和实践应用到团队后，取得了非常好的效果：

主持股东会，一家投资过千万的公司，6个股东各有自己成功的事业，但在经营方向上没有达成一致，组建4个月后还没有开过一次正式的股东会。经过3小时的团队教练，股东达成一致协议、确定了利益分配机制，选出了董事长，明确了表决机制和冲突处理机制，并完成了高管任命；

改造周例会，一家即将在新三板上市的公司，每周例会冗长低效，基本上为老板一言堂，会议每周一从早上9点开到下午1点后都无法结束。经过重新设计，现在会议最长不超过2小时，而且流程清晰，大家轮流主持，老板乐得轻松；

引导战略共识会，某公司准备在香港上市 ，经过顾问公司咨询后确定了一个新的战略方向，但所有的中高层领导并未理解这个战略，迟迟无法落地执行。经过3小时的团队教练引导，所有管理层每个人都发表了对战略的不同理解，并最终形成一致的思路以及关键的执行策略，董事长和顾问公司落下心头大石；

聚焦目标制订会，与很多中小企业高管在一起，对1-3年的目标达成共识，并就创始团队的优劣势充分分析、管理期望、制订冲突规则，落地到本年本月度关键任务，时长通常都在2-3小时；

……

只要是团队，就免不了开会，学会有效开会的方法，能使得会议的效率明显提升，成员的参与度也更高；团队在会议中可以相互学习、共同思考决策和解决问题，会议也成为一个给团队赋能的过程；

我相信会议体现了一个团队的运作状态和效能，我时常做为影子教练，使用团队会议观察表去观察企业的会议并给出反馈；我也在不断地教练一个又一个的团队学习高效开会，共同创造出有效的会议工具和空间；

我更希望的是，每一个高层管理者都能学会高效开会的基本技能，训练出更多具备教练技巧的管理者，让企业因高效会议而赋能团队，去创造更多的价值。